Confidentialitatea datelor cu caracter personal
1. Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal obtinute de la clienti sau acordate de catre acestia in procesul de autentificare si procesare comanda, este: S.C. Lime Film & Foto SRL Ne puteti contacta prin e-mail la adresa: help@nearmint.ro.
In cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „NearMint” sau „compania”.
2. General
Nevoia de a pastra date cu caracter personal variaza in functie de tipul de date care sunt prelucrate in cadrul companiei. Unele date pot fi sterse imediat, altele trebuie sa fie stocate pana in momentul in care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate.
Exista cazuri in care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitata de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementarile legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel national sau al Uniunii Europene.
In alte cazuri, termenele de stocare trebuie sa fie stabilite de catre fiecare organizatie in parte, in functie de activitatea acesteia, tinand cont de principiile de prelucrare a datelor prevazute in cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”). Deoarece stabilirea de catre companie a termenelor de prelucrare si de retentie a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retentie este importanta pentru a se asigura ca regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate in mod constant in întreaga organizatie.
In orice caz, prevederile GDPR si ale Legii 190/2018 privind masuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protectia Datelor, vor fi respectate de catre companie in cadrul activitatilor de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.
3. Politica de stocare
Domeniul de aplicare al prezentei Politici acopera toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie in mass-media, datele inchiriate sau provenite din colaborarile si parteneriatele contractuale, indiferent de locatia (sediul companiei sau punctul de lucru) in care aceste date sunt prelucrate.
Politica de stocare din cadrul nearmint.ro este un instrument care ofera garantia ca cerintele GDPR, legile si reglementarile relevante din domeniul protectiei datelor cu caracter personal sunt respectate. Aceasta Politica, se refera, în principal, la principiul limitarii retinerii in timp a datelor cu caracter personal prelucrate si care presupune stocarea acestora numai pentru o perioada de timp necesara scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare (retentie) a datelor personale este destinata in primul rand ca o resursa favorabila activitatii companiei, care va aloca perioade de retentie relevante in toate domeniile de activitate si departamentele companiei, permitand desfasurarea activitatilor de eliminare/stergere a adatelor personale intr-o maniera consecventa si controlata.
4. Solicitari cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retentie)
Prezenta Politica este aplicabila persoanelor fizice in calitate de clienti ai nearmint.ro, persoane juridice in calitate de clienti, dar si reprezentantilor partenerilor nostri contractuali, atat in calitate de Operatori de date cu caracter personal in relatie cu nearmint.ro sau in calitate de Persoane imputernicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protectia Datelor.
Stocam si prelucram datele personale numai in cazurile in care ne-ati furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin completarea unui formular de contact, prin abonarea la newsletter-ul companiei sau prin crearea unui cont si plasarea unei comenzi.
In masura in care aveti solicitari sau întrebari legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastra personale in cadrul nearmint.ro, va rugam sa contactati compania, utilizând adresa de e-mail susmentionata.
5. Motivele care justifica stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul nearmint.ro
Compania nu isi propune sa adopte o abordare de genul “salveaza totul”. Consideram ca o astfel de regula nu este practica sau eficienta din punct de vedere al costurilor si ar reprezenta o povara excesiva pentru tot personalul companiei si in special pentru departamentul IT ce ar gestiona o cantitate tot mai mare de date. Cu toate acestea, anumite date trebuie sa fie pastrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societatii, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau stergerea conform legii si a prezentei Politici a datelor cu caracter personal prelucrate, daca nearmint.ro considera ca este necesar, si in general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale. Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor in cadrul nearmint.ro, sunt urmatoarele:
- Reclamatii privind calitatea serviciilor companiei;
- Litigii;
- Investigarea accidentelor de munca;
- Ancheta privind producerea unui incident de securitate;
- Reglementari legale;
- Siguranta proprietatii intelectuale.
6. Perioadele de retentie (stocare)
Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate in tabelul de mai jos si se aplica pentru toate formatele de inregistrari, adica format hartie si/sau electronic, cu exceptia cazului in care se specifica altfel in prezenta Politica.
DEPARTAMENT | ACTIVITATE DE PRLEUCRARE | PERIOADA DE RETENTIE |
MARKETING | Formulare de campanie in format electronic | 3 ani de la data completarii originalului |
MARKETING | Documente care atesta castiguri sau premii acordate in baza concursurilor si extragerile la sorti | 10 ani de la data incheierii acestora |
MARKETING | Apeluri telefonice in scop de marketing | 30 de zile |
MARKETING | Informatii despre participarea la concursuri cu premii | 5 ani de la data finalizarii concursului |
RELATII CU CLIENTII | E-mail primit de la client pentru formularea unei sugestii sau sesizari | 3 ani de la data primirii acestuia in format electronic |
RELATII CU CLIENTII | E-mail primit de la client pentru solicitari legate de activitatea comerciala a companiei | 3 ani de la data primirii acestuia in format electronic |
RELATII CU CLIENTII | E-mail primit de la client pentru solicitari legate de activitatile de prelucrare a datelor personale in cadrul companiei | 3 ani de la data primirii acestuia, atat in format fizic cat si in format electronic |
RELATII CU CLIENTII | Baza de date din cadrul Departamentului Relatii cu Clientii care include orice solicitare generala transmisa de clienti | Stergerea datelor din 3 in 3 ani |
LOGISTICA | AWB (Airway Bill) si documente care insotesc expeditia marfii din depozit catre client (dispozitie de livrare) | 5 ani |
LOGISTICA | Aviz de insotire a marfii (NIR) | 5 ani |
RELATII DE AFACERI | Contractele incheiate de companie cu furnizori | 10 ani de la data incetarii contractului |
RELATII DE AFACERI | Contracte de parteneriat incheiate de companie pentru evenimentele comerciale de promovare organizate de companie | 10 ani de la data incetarii contractului |
RELATII DE AFACERI | Cartile de vizita colectate in cadrul intalnirilor de afaceri | 1 an de la data ultimului contact |
RELATII DE AFACERI (B2B) | Date personale, precum: numele, functia si datele de contact ale reprezentantilor companiilor cu care colaboram | Pana la data solicitarii stergerii datelor sau pana la data la care am aflat ca datele au devenit inactive |
Pentru informatii cu privire la termenele de stocare ale unor activitati de prelucrare a datelor personale in cadrul companiei, care nu se regasesc specificate in prezenta Politica, va rugam sa transmiteti solicitarile dumneavoastra pe adresa de e-mail help@nearmint.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispozitie (formular de sesizari).
7. Planul de retentie
Tabelul care contine perioadele recomandate de pastrare in evidentele companiei (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clientilor, este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplica in mod implicit tuturor înregistrarilor din categoria respectiva si va fi respectata ori de cate ori este posibil, desi admitem ca pot exista circumstante exceptionale care necesita pastrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. In cazul in care inregistrarile sau documentele individuale necesita o perioada de pastrare diferita de cea recomandata, nearmint.ro trebuie contactata pentru a discuta cerintele specifice de stocare.
8. Distrugerea datelor
Distrugerea datelor este o componenta esentiala în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei. Distrugerea datelor asigura utilizarea in mod eficient a datelor colectate in cadrul activitatii, ceea ce face ca gestionarea datelor si recuperarea acestora sa fie posibila si rentabila.
Cand perioada de retentie expira, compania trebuie sa distruga in mod activ datele acoperite de aceasta Politica. Daca un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate considera ca anumite date nu ar trebui sa fie distruse, acesta/aceasta ar trebui sa contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protectia Datelor sau, in lipsa acestuia, a managementului direct al companiei, astfel incat sa poata sa fie luata in considerare o exceptie de la regulile instituite in prezenta Politica. Intrucat aceasta decizie are implicatii juridice pe termen lung, exceptiile vor fi facute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.
Compania ii indruma in mod special pe angajati (sau pe colaboratori) sa nu distruga date care incalca aceasta Politica. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera daunatoare pentru companie sau distrugerea datelor in incercarea de a ascunde o incalcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri in mod explicit interzise.
9. Solicitarile de stergere a datelor
Puteti solicita stergerea datelor cu caracter personal trimitand un email pe adresa help@nearmint.ro in care trebuie sa precizati urmatoarele:
- Datele dumneavoastra de contact pentru transmiterea raspunsului/punctului de vedere al companiei;
- Numele dumneavoastra;
- Activitatile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promotii, etc.);
- Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriti sa le stergeti;
- Numarul total de inregistrari care trebuie sterse;
Termenul de raspuns la solicitarea transmisa este de 15 zile de la data transmiterii solicitarii. In masura in care, complexitatea solicitarii dumneavoastra implica necesitatea prelungirii termenului de raspuns, perioada nu va depasi 30 de zile lucratoare de la data transmiterii solicitarii. In acest sens, un reprezentant al companiei va va comunica situatia solicitarii transmise.
In masura in care solicitarea transmisa, se va solutiona dupa evaluarea acesteia in cadrul nearmint.ro, cu stergerea datelor dumneavoastra, vom trimite în atentia dumneavoastra un document care reprezinta punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea dumneavoastra si actiunile intreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel putin urmatoarele informatii:
- Scopul/scopurile pe baza pentru care datele au fost prelucrate;
- Date care au fost sterse/eliminate/distruse si activitatea de prelucrare din cadrul nearmint.ro de care acestea au apartinut;
- Numarul de inregistrari eliminate.
Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al nearmint.ro si este stocat si scanat in format electronic, pentru o perioada de 3 ani de la data transmiterii notificarii, urmand ca dupa aceasta perioada documentul original sa fie distrus. Daca punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele companiei o perioada de 3 ani de la data transmiterii acestuia catre Client pe adresa de mail furnizata, apoi va fi sters.
Daca trimiteti o solicitare catre nearmint.ro în vederea accesului la activitatile de procesare a datelor dumneavoastra personale in compania noastra, va rugam sa aveti în vedere ca, din cauza procesarii continue a datelor dumneavoastra personale si, luând in considerare rutina stabilita in sistemele noastre pentru stergerea informatiilor prelucrate în conditiile Politicii de Stocare a datelor, incercam sa va mentinem datele actualizate si exacte în orice moment. Astfel, aceasta procesare de rutina poate implica modificarea sau stergerea informatiilor personale pe care le procesam, dupa ce ati trimis o solicitare catre noi. In acest caz, nearmint.ro va furniza informatiile detinute in momentul in care va trimitem raspunsul, chiar daca acestea difera de informatiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitarii. Retineti ca stergerea datelor dumneavoastra personale este o procedura pe care nearmint.ro ar fi efectuat-o chiar daca nu ati fi trimis solicitarea.
10. Dezvoltare continua
Perioadele de stocare (retentie) vor fi mentinute de catre nearmint.ro care va efectua modificari, completari si actualizari, ori de câte ori legislatia, orientarile Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu caracter Personal sau modificarile organizationale sau structurale ale nearmint.ro, impun aceste schimbari.
11. Actualizari
Politica noastra de stocare a datelor personale (retentie) este in curs de revizuire si poate fi modificata din cand in cand (pentru a respecta legislatia si practicile privind protectia datelor). Versiunea actualizate va fi publicata pe aceasta pagina de web.